Word制作商务邀请函时怎么批量加入客户信息

选择联系人

利用Word 2010中强大的“邮件合并”功能，小黄可以在客户邀请函中轻松将存储在Outlook联系人中的客户批量添加过来。

1. 在制作好的客户邀请函文档中，切换到“邮件”选项卡，在“开始邮件合并”选项组中，单击【选择收件人】按钮，并在随即打开的下拉列表中执行【从Outlook联系人中选择】命令，如图1所示。

图1 从Outlook联系人中选择

2. 在随即打开的“选择联系人”对话框中，选中Outlook中的“客户”联系人列表(前提是已经在Outlook中创建了“客户”联系人文件夹)，然后单击【确定】按钮，如图2所示。

图2 选中联系人列表

3. 在随即进入的“邮件合并收件人”对话框中，可以看到从Outlook中导入进来的所有客户信息。不过，小黄只想给“经理”和“总经理”级别的客户发送邀请函，所以他需要在“调整收件人列表”选项区域中，单击的“筛选”文本链接，以筛选符合条件的客户，如图3所示。

图3 筛选客户

4. 在随即打开的“筛选和排序”对话框中，将“域”设置为“职称”，“比较关系”设置为“包含”，“比较对象”设置为“经理”，或者“总经理”，如图4所示。

图4 筛选条件

5. 单击【确定】按钮关闭“筛选和排序”对话框后，在“邮件合并收件人”对话框中就只剩“经理”和“总经理”级别的客户了。可以在收件人列表框中，通过向右拖动水平滚动条，来查看“职称”列中的信息，进行确认，如图5所示。

图5 查看职称

6. 最后，单击【确定】按钮关闭“邮件合并收件人”对话框，联系人添加完成。

插入合并域

将Outlook中的客户信息导入到邀请函文档中后，客户信息并不会自动显示在正文中，需要通过“插入合并域”的方式来显示客户的相关信息。

1. 首先，将光标定位到需要显示客户姓名的位置上，然后在“邮件”选项卡的“编写和插入域”选项组中，单击“插入合并域”下三角按钮，在随即打开的下拉列表中单击“名”选项，如图6所示。

图6 插入名